Business Intelligence pomaga zrozumieć problemy stacji dealerskiej

Z każdym kolejnym rokiem stacje dealerskie gromadzą coraz więcej danych pochodzących z różnych źródeł, a ich analiza staje się coraz większym wyzwaniem. Obecnie czujniki mierzą nawet wejścia klientów do stacji, a oni sami bombardowani są przez spersonalizowane reklamy interesujących ich modeli samochodów tylko dlatego, że przekroczyli drzwi do salonu. Ujarzmienie tak ogromnej liczby danych, w których drzemie tak wielki potencjał, to jeden z kluczy do sukcesu dla nowoczesnej stacji dealerskiej.

Wspomniane wskaźniki interesują przede wszystkim dział marketingu, który powinien monitorować ruch na stronie internetowej, planować kampanie reklamowe i obserwować trendy na rynku oraz zapotrzebowania klientów.

Dobrze przygotowane raporty, bazujące na trafnie dobranych wskaźnikach stanowią niezastąpione źródło informacji również dla kadry menadżerskiej i zarządu. Dzięki nim mogą na bieżąco monitorować efektywność działania swoich działów, analizować powody opóźnień czy spadku produktywności pracowników oraz optymalizować jakość środowiska pracy. Warto podkreślić także znaczenie sztucznej inteligencji, która może wspomóc pracowników w podejmowaniu trafnych decyzji i planowaniu strategii.

Przed przygotowaniem jakiegokolwiek raportu powinniśmy rozważyć jakie dane są cenne z perspektywy jego odbiorcy. Jeśli mówimy o stacji dealerskiej, to oczywiście będą to wskaźniki finansowe i KPI, ale nie powinniśmy na tym poprzestać. Dlaczego nie przeanalizować czasu pracy pracowników? Dlaczego Jan Kowalski zwykle przeprowadza o połowę mniej napraw niż jego koledzy? Na którym stanowisku pracuje? Jakiego typu naprawami się zajmuje?

Bez szczegółowych raportów łatwo o wyciągnięcie pochopnych wniosków – w tym przypadku możemy sądzić, że Kowalski nie daje z siebie dostatecznie wiele, chociaż pracuje dłużej niż powinien. Brakuje mu wiedzy i umiejętności? Nieefektywnie wykorzystuje czas w pracy? Niekoniecznie. Być może zagadkę tę będą w stanie wyjaśnić dwie zmienne: stanowisko pracy oraz dokonywany typ napraw.

Jak długo wymieniamy żarówki czy opony w porównaniu do czasu naprawy silnika czy tapicerki? Czym zajmuje się nasz Kowalski? Dzięki danym statystycznym, do których mamy dostęp w czasie rzeczywistym możemy sprawdzić, które rodzaje napraw wymagają więcej czasu i jak to się przekłada na naszych pracowników. Dzięki temu będziemy mogli zweryfikować stawiane im cele i w odpowiednim świetle spojrzeć na ich produktywność.

Co jednak w przypadku, gdy kilku pracowników wykonuje ten sam rodzaj napraw, a Kowalski wciąż potrzebuje na to więcej czasu niż pozostali? Jeśli mamy dane statystyczne dla poszczególnych stanowisk, możemy spojrzeć na średni czas napraw na każdym z nich. Może na stanowisku Kowalskiego wszystkie naprawy trwają dłużej niż na innych, niezależnie od tego kto ich dokonuje? Może przyczyna nie leży po stronie ludzi, a infrastruktury? Może spadek efektywności ma coś wspólnego z organizacją przestrzeni lub sprzętem? Mając wiedzę o takich zależnościach można monitorować stan stanowiska lub dokonać czasowej zamiany pracowników w celu sprawdzenia, czy aby właśnie otocznie nie osłabia ich produktywności (być może Kowalski potrzebuje więcej miejsca od kolegów albo ma mniejsze od nich stanowisko?).

Dzięki zaawansowanemu raportowaniu możemy przeanalizować również w jakich dniach pracownicy są najbardziej efektywni, co wpływa na ich motywację do pracy, a także w jakim zespole pracuje im się najlepiej. Wszystkie te wnioski można wysnuć bazując na czytelnym raporcie stworzonym w narzędziu Power BI.

Kluczem do dobrze wykonanych raportów jest ich prostota. Nie ograniczajmy się do tworzenia dashboardów, które pokazują nam wykresy i tabelki znane z arkuszy kalkulacyjnych. Prosty i przejrzysty raport pozwoli nawet nowemu pracownikowi na szybkie wdrożenie się i poznanie firmy, przynajmniej z perspektywy liczb.

Dobrze zbudowany raport zakłada analizę hierarchiczną, czyli innymi słowy pozwala wejrzeć w szczegóły. W raporcie dotyczącym stacji dealerskiej w zakładce Zlecenia na wykresie przedstawiono analizę sprzedaży części, a kolory wskazują na poziom zysku: zysk lub stratę. Jeśli interesują nas szczegóły dotyczące konkretnych części, np. elementów silnika, po kliknięciu w odpowiednie pole narzędzie Power BI pozwoli nam zobaczyć jakie elementy znajdują się w tej kategorii, a co najważniejsze, możemy w szybki sposób rozeznać się czy ich sprzedaż przyniosła zysk czy stratę oraz poznać wszystkie szczegóły.

Jednym z wymagań przy analizach dla stacji dealerskich są raporty na mapach, a w szczególności wizualizacje na starych planach województw, ponieważ zachowują one najlepszą harmonię między zbyt szczegółowymi powiatami, a zbyt ogólnymi obszarami aktualnych województw.

Tworząc raporty dla stacji dealerskich wychodzimy z założenia, że nie powinniśmy zmieniać sposobu wprowadzania danych przez pracowników. Dzięki bogatemu doświadczeniu specjalistów, połączyliśmy w Power BI niezbędne arkusze kalkulacyjne pracowników oraz dokumenty PDF pochodzące z księgowości, które są cyklicznie generowane przez programy księgowe, google analytics i bazy danych (m.in. CRM i inne).

Integracja i automatyzacja raportów pozwoliła na odciążenie kierowników od cotygodniowych zeznań z kondycji swojego działu, a co najważniejsze, zarząd mógł na bieżąco monitorować kluczowe wskaźniki efektywności na swoich smartfonach, będąc z dala od stacji.
Ciekawym wnioskiem płynącym z raportu jest wysoka efektywność pracowników w weekendy. Dzięki zaawansowanej analizie danych i raportowaniu można dociekać jej powodów, analizując zależności pomiędzy kolejnymi zmiennymi.

W omawianym raporcie, przedstawiłem tylko jeden z kilku działów w stacji dealerskiej, dział mechaniczny, a są przecież jeszcze inne, które na co dzień zbierają mnóstwo danych (np. działy samochodów używanych i nowych, blacharski, lakierniczy, ubezpieczeniowy, marketingu, czy dział IT). Każdy z nich mierzy się ze specyficznymi dla siebie wyzwaniami, które może pomóc zrozumieć zaawansowana analityka. Zrozumienie sytuacji to podstawa dla wyciągania trafnych wniosków, określania KPI i usprawniania działania działu i organizacji.

Power BI, jako narzędzie business intelligence, oferuje szeroki wachlarz możliwości w dostosowaniu raportów do indywidualnych wymagań każdej z firm. Nie będzie przesadą jeśli powiemy, że w tym narzędziu leży przyszłość analityczna wszystkich przedsiębiorców, które stawiają na wysoki zysk.

Andrzej Wyszomierski Author

Architekt rozwiązań SQL/BI w technologiach Microsoft z umiejętnościami zarządzania projektami informatycznymi, posiadający ponad 10 letnie doświadczenie w realizacji profesjonalnych projektów IT (od administracji, utrzymania, aż po analizę i przygotowanie dedykowanych rozwiązań). Obecnie w APN Promise jest Architektem BI i Liderem zespołu Business Intelligence. Jako Team Leader planuje strategię rozwoju kompetencji poszczególnych osób w zespole w kierunku najbardziej przyszłościowych i popularnych na rynku technologii bazodanowych i raportowych. Razem ze swoim zespołem realizuje największe projekty Business Intelligence w Polsce.